学生宿舍住宿管理指引（第八版）

一、“在校生个人入住申请”办理流程

申请我校学生宿位的主体范围：
（一）在我校接受学历教育的非在职全日制且在正常学制年限内的中国学生。
（二）少数民族骨干计划、“两课”教师等专项计划的定向就业（委托培养）在职全日制且在正常学制年限内的中国学生。
（三）在我校接受学历教育的获得中国政府各部门及中山大学设立的奖学金资助的国际学生（不含一次性资助项目）。

第一步：学生填写申请表单
1.电脑端进入学生工作管理系统网站（https://xgxt.sysu.edu.cn），用本人NetID登录后，在网页“全部服务--宿舍管理”中点击左侧“办理申请”，选择“学生宿舍入住申请”。手机端登录企业微信--工作台--学工系统--宿舍管理--办理申请--学生宿舍入住申请。
2.点击“开始申请”进入流程，请仔细阅读办理流程指引中的说明并填写申请表中各项内容。
注：根据申请人学籍所在校区（园）安排宿位，请勿随意填写。经OA审批通过的跨校区（园）入住申请，根据新宿位所在校区（园）选择填写“校区”一栏。
3.提交申请表，流程将自动进入“第二步”，请自行联系并提醒院系辅导员或医院研究生科老师审核。
第二步：培养单位（学院/直属系/中心/附属医院）审核
院系辅导员或医院研究生科老师应与申请人面谈，了解实际情况后详细填写学生的具体情况和审核意见。
注：
1.审核意见栏一定不能空白或只写“同意”，须写明具体意见与建议，如建议入住宿舍。
2.因复学申请入住的同学，请提前一周提出申请，院系填写意见时一定要填写学院的复学批准文号以及复学后跟随学习的年级。
3.如审核通过，流程将自动进入“第三步”；如审核不通过，将“退回修改”或“否决申请”。
4.申请人可自行登录学生工作管理系统查询并确认床位分配情况。
第三步：党委学生工作部审核
一般情况下，到达党委学生工作部5个工作日内进行审核。党委学生工作部根据宿位安排原则和宿位实际情况安排具体宿位，并在审核意见填写安排宿位的楼栋和房间号。
注：
1.如审核通过，申请人请自行执行“第四步”；
2.如审核不通过，将“退回修改”或“不通过申请”。
申请人可登录学生工作管理系统查询审核结果，无需致电查询。
第四步：学生确认是否同意本次宿位安排
选择“是”，进入第五步结算费用环节（欠费无法打印审核单）；选择“否”，退回党委学生工作部撤销宿位安排，撤销应收费用，3个月内不再受理入住申请，流程结束。
第五步：学生交费
登录学校交费大厅（https://pay.sysu.edu.cn）交费。交费详细事宜可咨询财务处。欠费学生按照《中山大学学费住宿费收缴管理细则》第二十五条执行。
第六步：学生到大学服务中心（USC）服务大厅打印审核单
登录学生工作管理系统（https://xgxt.sysu.edu.cn）查看申请表，确认内容后，到大学服务中心（USC）服务大厅（各校区、校园服务大厅地点附后）打印加盖公章的申请表。
第七步：学生到宿舍管理员处办理入住手续
务必于党委学生工作部审批通过后3日内到宿舍管理员处办理入住，否则视为放弃本次入住申请。自放弃入住之日起3个月内学校不再受理入住申请。
第八步：流程结束
 

二、“学生宿舍退宿申请”办理流程（含在住生校外住宿退宿）

1.以下情况，学生应按学校规定在10个工作日内办理退宿手续，须按此办理流程提起本申请：
（1）终止学籍（取消学籍、退学、肄业、结业、转学、交换结束）；
（2）休学、外派交换等因教学安排赴外学习离校；
（3）每年9月和12月毕业离校；
（4）其他特殊原因在校外住宿需要退学校宿舍的。
2.医科生实习可由培养单位统一申请办理退宿，无需提起本申请。
3.每年6月毕业季毕业生退宿，无需提起本申请，请关注每年学校的毕业生离校通知，执行线下纸质版退宿流程。

第一步：学生填写申请表
1.电脑端进入学生工作管理系统网站（https://xgxt.sysu.edu.cn），用本人NetID登录后，在网页“全部服务--宿舍管理”中点击左侧“办理申请”，选择“学生宿舍退宿申请（含在住生校外住宿退宿）”。手机端登录企业微信--工作台--学工系统--宿舍管理--办理申请--学生宿舍退宿申请（含在住生校外住宿退宿）。
2.点击“开始申请”进入流程，请仔细阅读办理流程指引中的说明并填写申请表中各项内容。
3.提交申请，流程将自动进入“第二步”，请自行联系并提醒院系辅导员或医院研究生科老师审核。
第二步：培养单位（学院/直属系/中心/附属医院）审核
院系辅导员或医院研究生科老师应与申请人面谈，了解实际情况后详细填写学生的具体情况和审核意见。
注：
1.审核意见栏一定不能空白或只写“同意”，须写明具体意见与建议。
2.如审核通过，流程进入“第三步”；如审核不通过，将“退回修改”或“不通过申请”。申请人可自行登录学生工作管理系统查询审核结果。
第三步：学生到宿舍管理员处办理退宿手续
宿舍管理员及物业主管确认学生结清水电费，交还钥匙、空调遥控器、风扇等，确认宿舍固定资产情况。
第四步：党委学生工作部审核
一般情况下，到达党委学生工作部5个工作日内进行审核，填写退宿和退费的具体审核意见。
注：
1.如审核通过，申请人请自行执行“第五步”；如审核不通过，将“退回修改”或“不通过申请”。
2.申请人可登录学生工作管理系统查询审核结果，无需致电查询。
第五步：学生到大学服务中心（USC）服务大厅打印审核单办理退费（须退费学生办理）
如需退费，学生本人到大学服务中心（USC）服务大厅打印加盖公章的申请表交到财务处（中山楼216）或各校区（园）资料代收点提交资料办理退费。
第六步：学生交费（须交费学生办理）
如需补交费，可在交费大厅（https://pay.sysu.edu.cn）交费，其他详细事宜可咨询财务处。欠费学生按照《中山大学学费住宿费收缴管理细则》第二十五条执行。
第七步：学生交还钥匙，搬离宿舍
请务必于党委学生工作部审批后3日内向宿舍管理员交还钥匙，将所有物品搬离学校宿舍。
第九步：流程结束
 

三、“学生宿舍调宿申请”办理流程

学生宿位一经分定，原则上不再调整。严禁未经批准私自调换宿位。确有充分理由申请调整宿位的，一年只能调整一次，具体宿位应服从学校统一安排。
1.此办理流程不适用于跨校区（园）调宿。跨校区（园）调宿的申请，请培养单位向党委学生工作部提交OA申请。OA审批通过后，学生须先在原校区（园）申请退宿，通过学生工作管理系统提起“学生宿舍退宿申请（含在住生校外住宿退宿）”；后在新校区（园）申请入住，通过学生工作管理系统提起“学生宿舍入住申请”。注意根据宿位所在校区（园）选择填写“校区”一栏。
2.此办理流程不适用于博士生申请单人间的调宿和东校园博士生申请双人间的调宿。此项调宿的申请流程详见党委学生工作部每学期发布的相关通知。

第一步：学生填写申请表
1.电脑端进入学生工作管理系统网站（https://xgxt.sysu.edu.cn），用本人NetID登录后，在网页“全部服务--宿舍管理”中点击左侧“办理申请”，选择“学生宿舍调宿申请”。手机端登录企业微信--工作台--学工系统--宿舍管理--办理申请--学生宿舍调宿申请。
2.点击“开始申请”进入流程，请仔细阅读办理流程指引中的说明并填写申请表中各项内容。
3.提交申请表，流程将自动进入“第二步”，请自行联系并提醒院系辅导员或医院研究生科老师审核。
第二步：培养单位（学院/直属系/中心/附属医院）审核
院系辅导员或医院研究生科老师应与申请人面谈，了解实际情况后详细填写学生的具体情况和审核意见。
注：
1.审核意见栏一定不能空白或只写“同意”，须写明具体意见与建议，如建议调入宿舍。
2.如审核通过，流程进入“第三步”；如审核不通过，将“退回修改”或“不通过申请”。
3.申请人可登录学生工作管理系统查询流程进度。
第三步：党委学生工作部审核
一般情况下，到达党委学生工作部5个工作日内进行审核。党委学生工作部根据宿位安排原则和宿位实际情况安排具体宿位，并在表单填写安排宿位的楼栋和房间号。
注：
1.如审核通过，申请人按学生工作管理系统申请流程自行执行“第四步”；如审核不通过，将“退回修改”或“否决申请”。
2.申请人需自行登录学生工作管理系统查询审核结果，无需致电查询。
第四步：学生确认是否同意本次宿位安排
1.选择”是”，进入第五步结算费用环节（欠费无法打印审核单）；选择“否”，退回党委学生工作部撤销宿位安排，撤销应收费用。
2.放弃调宿的，学校在一年内不再受理其调宿申请，流程结束。
第五步：学生交费（须交费学生办理）
如需补交费，可在交费大厅（https://pay.sysu.edu.cn）交费，其他详细事宜可咨询财务处。欠费学生按照《中山大学学费住宿费收缴管理细则》第二十五条执行。
第六步：学生到大学服务中心（USC）服务大厅打印审核单办理退费（须退费学生办理）
如需退费，学生本人到大学服务中心（USC）服务大厅打印加盖公章的申请表交到财务处（中山楼216）或各校区（园）资料代收点提交资料办理退费。
第七步：学生到大学服务中心（USC）服务大厅打印调宿审核单
查看申请表，确认内容后，到大学服务中心（USC）服务大厅打印申请表。
第八步：学生到宿舍管理员处办理调宿手续
必须在党委学生工作部审批通过后3日内到原宿舍楼栋管理员处办理退宿手续，并搬离原宿位，到新宿舍楼栋管理员处办理入住，搬入党委学生工作部审批调整的新宿位。
第九步：流程结束
 

四、“补办非在住生校外住宿申请”办理流程

1.符合学校入宿条件的学生应按规定在学校安排的宿舍、宿位住宿。学生擅自在校外住宿的，由学生本人自行承担由此产生的一切后果。
2.确因身体健康等特殊原因需要在校外住宿的，须按此办理流程提起校外住宿及退宿申请。
3.以下情况，学生只需按照学校规定的流程在10个工作日内办理退宿手续并搬离学校宿舍，无需提起本申请：
1）终止学籍（取消学籍、退学、肄业、结业、转学、交换结束）；
2）休学、外派交换等因教学安排赴外学习离校；
3）每年9月和12月毕业。
4.短期野外调研、实习等未退学校宿舍的学生以及培养单位统一安排实习的医科生，无需提起本申请。

第一步：学生填写申请表
1.电脑端进入学生工作管理系统网站（https://xgxt.sysu.edu.cn），用本人NetID登录后，在网页“全部服务--宿舍管理”中点击左侧“办理申请”，选择“补办非在住生校外住宿申请”。手机端登录企业微信--工作台--学工系统--宿舍管理--办理申请--补办非在住生校外住宿申请。
2.点击“开始申请”进入流程，请仔细阅读办理流程指引中的说明并填写申请表中各项内容。
注：
（1）如有校内宿舍，须同时提起“非毕业生退宿申请”。
（2）本科生须上传手动填写的本人签字的《中山大学学生校外住宿承诺书（本科生版）》和家长签字的《中山大学学生校外住宿家长知情同意书》及其他证明材料；研究生和国际学生应征得家长和导师的同意后，上传手动填写的本人签字的《中山大学学生校外住宿承诺书（研究生版）》或《中山大学学生校外住宿承诺书（国际学生版）》及其他证明材料。
《中山大学学生校外住宿承诺书（本科生版）》《中山大学学生校外住宿承诺书（研究生版）》《中山大学学生校外住宿承诺书（国际学生版）》和《中山大学学生校外住宿家长知情同意书》可在“党委学生工作部主页--下载中心—宿舍管理服务”下载，网址（https://xsc.sysu.edu.cn/cat/177）
3.提交申请表，流程将自动进入“第二步”，请自行联系并提醒院系辅导员或医院研究生科老师审核。
第二步：培养单位（学院/直属系/中心/附属医院）审核
院系辅导员或医院研究生科老师应与申请人面谈，了解实际情况后详细填写学生的具体情况和审核意见。
学院须留存学生校外住宿申请资料的原件，备存备查。
注：
1.本科生确有个人原因需在校外住宿的，申请资料必须经过党委副书记审核。
2.审核意见栏一定不能空白或只写“同意”，须写明具体意见与建议，同时说明：本单位主管学生工作的领导已审核同意、已核查上传材料的真实性。
3.如审核通过，流程进入“第三步”；如审核不通过，将“退回修改”或“否决申请”。
4.申请人可自行登录学生工作管理系统查询审核结果。
第三步：党委学生工作部备案
第四步：流程结束
 

五、大学服务中心和财务处相关信息

（一）大学服务中心（USC）网址、各校区（园）服务大厅地点
1.大学服务中心网址：http://usc.sysu.edu.cn
2.各校区（园）大学服务中心服务大厅地点：
广州校区南校园：    中山楼（二期）一楼大厅    电话：020-84036866
广州校区东校园：    行政楼B座一楼104    电话：020-84036866
广州校区北校园：    研究生楼A座二楼    电话：020-84036866
珠海校区：             瀚林1号A101    电话：0756-3668500
深圳校区：             逸仙楼一楼东侧    电话：0755-23262600

（二）交费大厅网址和各校区（园）退费地址
1.交费大厅网址：http://pay.sysu.edu.cn
2.各校区（园）办理退费地址：
广州校区南校园财务处（收集退费资料、办理退费）：中山楼216（020-84113423）
广州校区东校园大学服务中心（代收退费资料）：行政楼B座一楼104
广州校区北校园大学服务中心（代收退费资料）：研究生楼A座二楼
珠海校区大学服务中心（代收退费资料）：瀚林1号A101
深圳校区大学服务中心（代收退费资料）：逸仙楼一楼东侧

注：交费、退费的具体事宜请咨询财务处工作人员。办公地点和服务功能如有变动，以财务处公布为准。